DEPOSITO TELEMATICO DI UN ATTO ENDOPROCESSUALE (note ex art. 183 e 190 cpc)

Nel processo telematico (PCT), la trasmissione (deposito telematico) di un atto giudiziario, avviene attraverso un programma software denominato "redattore atti". Contrariamente a quanto il nome lascerebbe immaginare non si tratta di un software per la scrittura (redazione) di un atto, bensì per l' "imbustamento" di un atto già redatto e trasformato in file PDF (istruzioni), nonchè per la sottoscrizione con firma digitale del medesimo. La trasmissione telematica di un atto pertanto presuppone la installazione del software "redattore atti" (istruzioni), il quale a propria volta ne presuppone il settaggio (istruzioni), e prima ancora presuppone la installazione, sul computer del mittente, del dispositivo per la firma digitale e la configurazione del browser (istruzioni per Win Mac e Linux). 

Come anticipato, in questo blog si tratterà esclusivamente di un "redattore atti": SLpct (scaricabile da qui o dai link a sinistra di questo blog) perchè esso è l'unico gratuito, ed è stato realizzato da Evoluzioni Software s.p.a. per la Regione Toscana, la quale lo ha messo a disposizione di tutti gli avvocati italiani. Ovviamente in commercio esistono molti altri "redattori atti" che possono essere utilizzati in alternativa a SLpct.

Si presuppone pertanto che avremo il nostro atto (note 183 o 190 cpc), trasformato in file PDF (istruzioni), pronto per essere spedito telematicamente alla cancelleria del Tribunale.
Insieme ad esso avremo eventualmente altri allegati da depositare nel nostro fascicolo (classico esempio: la nota spese che accompagna le note conclusionali, oppure documenti da depositare insieme alle note 183 n. 2). In questo caso non è indispensabile, ma è consigliato, usare il formato PDF.
Nè gli atti, nè gli allegati vanno sottoscritti con firma digitale prima dell' "imbustamento" con il Redattore Atti. La firma sarà infatti apposta, ai soli atti, durante il procedimento di imbustamento. Gli allegati (salvo i casi che vedremo) non vanno sottoscritti con firma digitale.
>>> ATTENZIONE. Vi è una differenza importante tra gli atti e gli allegati. Gli atti devono essere trasformati in "PDF testuale", mentre gli allegati possono essere in vari formati, sia PDF (testuale o grafico è indifferente) sia in altri formati (es. DOC, JPG). Per approfondire la differenza tra PDF testuale e grafico leggi qui. In sostanza è consentito usare lo scanner per trasformare un documento cartaceo in un PDF o altro da inviare telematicamente. Non è invece assolutamente ammesso l'uso dello scanner per gli atti processuali.

Collegate al computer il vostro dispositivo di firma digitale, ed aprite il programma SLpct 
1 - Selezionate, nella casella più in alto, il vostro codice fiscale. ATTENZIONE Nel caso in cui non foste l'unico utilizzatore del programma SLpct (ossia, nel caso in cui siano stati inseriti più codici fiscali), dovrete accertarvi che il vostro codice fiscale sia attualmente associato alla qualifica "Mittente". Premete pertanto File - Professionisti e cliccate sul vostro codice fiscale. Si aprirà una finestra. Controllate che sia spuntato il quadratino accanto a: 'Mittente di buste per via telematica'. In caso contrario selezionatelo. Premete 'Conferma' - 'Esci'.
2 - Lasciate inalterato il campo 'Cartella'
3 - 'Identificativo busta'. Se avete già inviato telematicamente un atto per la medesima pratica selezionate la cartella con il tasto a destra. In caso contrario inserite un nome (es il nome delle parti) che identifichi chiaramente la pratica.
4 - Poiché ci accingiamo ad inviare un atto endoprocessuale, si suppone che conosciate perfettamente il Registro (contenzioso - lavoro - volontaria giurisdizione ecc) - Ruolo - Oggetto - Grado e Tipo Parte del procedimento per il quale vi apprestate ad inviare l'atto. Pertanto selezionateli.
>>> SUGGERIMENTO <<<
La selezione dell' 'Oggetto' potrebbe essere difficoltosa o essere fonte di incertezza. Per velocizzare la scelta ed andare sul sicuro è consigliabile scegliere la medesima catalogazione assegnata dalla cancelleria a quel procedimento. Come conoscere tale catalogazione? Semplice, basta accedere alla 'Consultazione pubblica dei registri' (non occorre autenticazione con smart card) del portale dei Servizi Telematici (PST) del Ministero di Giustizia, cliccando semplicemente qui. Scegliete la Curia, inserite il numero di ruolo, e controllate nella sezione 'Oggetto' la catalogazione assegnata dalla cancelleria. Adottate anche voi la medesima scelta.
5 - Ignorate il campo 'Tipo Atto' (si riferisce all'atto introduttivo, che non ci interessa in questa sede) e scegliete piuttosto l'atto che vi apprestate ad inviare dall'elenco della finestra in basso. Opportunamente gli atti sono suddivisi in fase introdutiva, di trattazione, istruttoria (note 183 cpc) e decisoria (note 190 cpc conclusionali e repliche)
premete il tasto 'Avanti' 

>>> SOLUZIONE. In ambiente linux è possibile che possa aprirsi la finestra di dialogo:
 "java.lang.Exception:
Impossibile trovare il file
'/home/<tua cartella>/Schema20131120/Atti/CorsoCausa.xsd':
impossibile continuare."
Il programma SLpct cerca la cartella 'Schema20131120' dove si aspetta di trovarla e dove invece non c'è. E' sufficiente metterla dove il programma la cerca.
Chiudete la finestra di dialogo ed entrate nella cartella 'SLpct_linux/SLpct'
es: File system/home/<tua cartella>/Scaricati/SLpct_linux/SLpct
tagliate (selezione e Ctrl + x) tutta la cartella 'Schema20131120'
ed incollatela (Ctrl + v) nella cartella '<tua cartella>'
es: File system/home/<tua cartella>
Tornate al programma SLpct e vedrete che il problema è ora risolto.

Nella schermata successiva vi verrà chiesto di indicare i seguenti campi obbligatori:
1 - Ufficio (Tribunale di Roma, ecc.)
2 - Numero di procedimento (Ruolo Generale)
3 - Anno
Vi sono poi altri campi che potete lasciare vuoti, tra cui i riferimenti dell'atto (ossia annotazioni per la cancelleria).
premete il tasto 'Avanti' 

Nella schermata successiva, a seconda del tipo di atto che intendete depositare, vi sarà data la opportunità di effettuare vari inserimenti. In tutti i casi vi verrà richiesto di inserire la domanda presente nel vostro atto introduttivo o nelle conclusioni. Vi suggerisco di aprire il file del vostro atto introduttivo e fare il copia / incolla delle conclusioni. Ovviamente se avete modificato la vostra domanda in sede di precisazione delle conclusioni, dovrete inserire in questa sede la domanda così come modificata.

>>>> ATTENZIONE. Se avrete l'impressione che non funzioni il copia / incolla ciò sarà dovuto esclusivamente al fatto che la finestra non accetta un numero di caratteri superiore a 1.986 (inclusi gli spazi vuoti). Pertanto dovrete necessariamente procedere a sfrondare le parti sacrificabili delle vostre conclusioni.
premete il tasto 'Avanti' 

Nella schermata successiva il programma procederà all'imbustamento di atti ed allegati. 

1 - Sarà evidenziato il campo '<IMPOSTARE L'ATTO PRINCIPALE>

La terminologia è un poco criptica, ci si chiede semplicemente di caricare in SLpct l'atto giudiziario vero e proprio (ossia le note 183 o 190 cpc), mentre la nota spese o gli allegati, saranno caricati successivamente. 

Per caricare l'atto premete il tasto 'Imposta' (sarebbe stato più chiaro chiamarlo 'Carica')

Si aprirà una finestra, cercate il vostro atto (ricordate: deve essere in formato 'PDF testuale') e premete il tasto 'Apri'.

2 - Se avete anche altri documenti da caricare premete il tasto 'Allega'. Si aprirà una finestra per la scelta del tipo di allegato. La scelta è vincolata e si può scegliere pertanto solo tra:

- Allegato semplice

- Procura alle liti

- Nota di iscrizione a ruolo

- Ricevuta pagamento contributo unificato

Non esiste una categoria specifica per la "Nota spese", per cui sarà giocoforza necessario scegliere 'Allegato semplice'

Si è anticipato che non è necessario sottoscrivere, con firma digitale, gli allegati semplici. Ciò non significa che sia vietato. Il "redattore atti" SLpct non consente di sottoscrivere gli allegati semplici. Altri software di "redattore atti" lo consentono, tuttavia considerate che, una volta sottoscritto digitalmente, il documento aumenta considerevolmente di peso, e vi è un limite di 20 Mb per la intera busta. Se si supera tale limite sarà necessario procedere ad un invio telematico frazionato, il che comporta delle complicazioni che, potendo, è preferibile evitare.
Una volta selezionato il tipo di allegato premete il tasto 'Conferma'

Selezionate il file da allegare (es. Nota spese) e premete il tasto 'Apri'.

Come detto non è obbligatorio che l'allegato sia un file 'PDF testuale', ma è tuttavia obbligatorio che sia un file PDF. Dunque gli allegati saranno tutti PDF, o testuali o grafici, ma comunque PDF.

3 - Con il tasto 'Apri' è possibile controllare che il file che ci accingiamo ad inviare sia effettivamente quello da noi voluto. Con il tasto 'Elimina' si scarica un documento caricato per errore e che non vogliamo imbustare per l'invio telematico.

Quando sarete certi che, atto ed allegati siano proprio quelli che volete imbustare ed inviare telematicamente, potete procedere al passo successivo.

Premete il tasto 'Crea busta'

Si aprirà una finestra, con la quale potrete sottoscrivere digitalmente gli atti (ed eventualmente gli allegati)

Nella finestra compariranno, quantomeno, due documenti. Iniziando dall'alto:

1 - <>..... DatiAtto.xlm

Questo documento contiene l'indice di quanto ci si appresta a spedire.

>>> ATTENZIONE. Esso deve essere necessariamente firmato digitalmente. Molti colleghi si chiedono come mai, dopo aver sottoscritto l'atto, il programma non procede alla creazione della busta. Il motivo è proprio questo: non è stato sottoscritto digitalmente il documento "DatiAtto.xlm". Il programma SLpct avrebbe dovuto essere maggiormente chiaro su questo punto.

2 -  A....... <nome file atto principale.PDF>

Si tratta del nostro atto processuale principale. Quello che deve necessariamente essere in formato "PDF testuale". Anche questo file deve essere necessariamente sottoscritto digitalmente

Per apporre la firma digitale è possibile usare o il tasto 'Firma', oppure quello 'Firma tutto'. Se non avete caricato allegati che non debbono essere firmati, è possibile scegliere il secondo tasto. Negli altri casi invece provvederete ad evidenziare ogni singolo file da firmare, e procederete alla sua sottoscrizione digitale.

In caso di sottoscrizione digitale di ogni singolo file:

- Selezionate il file da firmare

- Premete il tasto 'Firma'

- Si aprirà una finestra. Lasciate inalterati i campi 'Selezionare i file di libreria..' e 'Slot'. Preoccupatevi soltanto di inserire il vostro PIN corretto e di premere il tasto 'Firma'.

Se tutto è andato come deve, la finestra si chiuderà automaticamente e comparirà, sotto il file da voi sottoscritto, il simbolo di una penna, oltre al nome e codice fiscale del sottoscrittore.

Per l'atto processuale principale la procedura presenta una leggera variante. 

- Selezionate il file da firmare

- Premete il tasto 'Firma'

- Si aprirà la finestra 'Verifica di conformità'. Di cosa si tratta? Molto semplicemente, poiché l'atto che vi apprestate a sottoscrivere è particolarmente importante, si richiede che prima di apporre la firma il sottoscrittore dia un'ultima occhiata, sia al file PDF, sia ai dati riassuntivi che accompagnano l'atto (Ruolo Generale, testo delle conclusioni ecc.)

- Premete il tasto 'Visualizza confronto'. Si aprirà il browser (programma di navigazione in internet) che vi mostrerà sia l'atto in PDF che i dati riassuntivi. Dopo aver controllato tutto, tornate al programma SLpct.

- Ora potete spuntare la casella accanto a 'Conformità verificata tra atto e dati strutturati'

- Premete il tasto 'Chiudi'

- Si aprirà una finestra. Lasciate inalterati i campi 'Selezionare i file di libreria..' e 'Slot'. Preoccupatevi soltanto di inserire il vostro PIN corretto e di premere il tasto 'Firma'.

Se tutto è andato come deve, la finestra si chiuderà automaticamente e comparirà, sotto il file da voi sottoscritto, il simbolo di una penna, oltre al nome e codice fiscale del sottoscrittore

Nella finestra potranno poi comparire altri file. Si tratta degli allegati che avrete eventualmente caricato.

Alcuni di essi vanno necessariamente sottoscritti con firma digitale.

Gli allegati che è obbligatorio sottoscrivere digitalmente:

- Procura alle liti (vedremo in altro post come deve essere acquisita)

- Nota di iscrizione a ruolo

- Ricevuta di versamento del contributo unificato

Come è facile notare, tali allegati non riguardano gli atti endoprocessuali.

Gli allegati comuni (documenti da depositare con le note ex art. 193 n. 2 e 3 cpc) non hanno bisogno di essere firmati digitalmente.

E' anzi sconsigliabile sottoscrivere gli allegati, perché la firma digitale comporta un notevole aumento di peso del file, ed esiste il limite di 20 Mb per la busta da inviare nel processo telematico (PCT). Il software SLpct non consente nemmeno la loro sottoscrizione.

Una volta controllato che nella finestra siano presenti tutti i file che intendiamo inserire nella busta; ed una volta controllato che, i file che intendiamo sottoscrivere con firma digitale siano stati effettivamente sottoscritti, possiamo finalmente chiudere la busta.

Premete il tasto 'Crea busta'

Una finestra di dialogo vi confermerà che il file "Atto.enc"(*) è stato creato con successo.
SLpct vi offre a questo punto una duplice possibilità: spedire il file "Atto.enc" (premendo il tasto 'Invia deposito'), oppure salvarlo sul vostro computer (premendo il tasto 'Salva busta in') per spedirlo in un secondo momento.
Se scegliete la prima strada si aprirà un programma di gestione della posta elettronica (es. Outlook, Mozilla Thunderbird ecc.). Scegliete questa strada che il vostro programma di gestione di posta elettronica è già configurato per la gestione della vostra PEC. 
In caso contrario scegliete la seconda strada.

Personalmente io preferisco la seconda strada e tratterò di questa procedura.

Potete chiudere il programma SLpct.

Adesso la busta è pronta per essere spedita via PEC (posta elettronica certificata) alla cancelleria del Tribunale dove l'atto va depositato telematicamente. Di questo ci occuperemo in un post successivo.

(*) Cosa vuol dire "Atto.enc"? La estensione ".enc" indica un file (nel nostro caso una cartella) compresso. Quindi ".enc" equivale a ".zip" o ".rar" ecc. Si tratta tuttavia di una compressione speciale: per scompattarla occorre un programma apposito. Il nome "Atto" non deve assolutamente essere modificato. La cancelleria non accetterebbe un file diverso da "Atto.enc"